2008年5月15日 星期四

Google Docs with 會議記錄

使用 Google Docs 到現在以創意投資社使用狀況,我覺得能夠發揮共用、共享、共同創作的就是會議紀錄這類型的文件。

以之前我們的會議記錄紀錄的模式都是必須請文書記下會議時討論的相關事宜,接著文書編寫完會議紀錄之後會將會議記錄公告貼出,讓會議後與會人或是未與會人都可以知道會議討論的內容。這是會議記錄的功能,但是我覺得這裡面有一點比較奇怪的就是編寫會議記錄的人是文書,但相對的整份會議記錄都是以文書所聽到的再加上個人的理解與詮釋,換句話說會議記錄有一大部分都是以文書主觀型態呈現,不難保證文書所紀錄的內容都正確,當然在文書編寫完紀錄之後也一定會作校正的過程,這一過程有可能是檔案傳檔案、文件等文件的方式進行,相對的都會拉長會議記錄公告的時間。

所以利用傳統的編寫會議記錄的流程會有這些盲點存在,如果將會議紀錄文件放置在網路上,透過可以即時共同編輯的平台,讓大家可以直接就在線上編輯、修正,並且文件的改變都可以即時更新,大家後會看到最新的編寫結果。這樣就可以縮短檔案來回傳遞的時間,甚至還可以讓大家編寫會議記錄的內容,補充(甚至可以說編寫)較詳細的會議內容,讓大家都可以是文書。當多人參與會議記錄的編寫時通常都可以重現當時開會的狀況。

也許有人說要紀錄的那麼詳細不如就直接錄音就好了,錄音雖然完整的紀錄所有開會的狀況,但是那都是沒有經過整理的內容,不太適合會議記錄功能,當有人要瞭解會議過程時就必須花與會議相同的時間來瞭解,這樣還真沒有效率,浪費聽者的時間。

傳統的方法都是以人為起點、以人為終點,所以文件都是配角的角色被人丟來丟去。現在關注在文件上面,文件必須可以方便取得、方便修正、方便傳遞,以文件為出發點來衍生。


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