2011年7月12日 星期二

數空格就是數人頭

大約六月底的時候接了連上的業務,主要是處理假批(休假批次)的參一,其中有一項事務是每天都要做的,就是要回報該日人數給戰情統計。之前學長是教我把假批表拿出來數上面的空格,就可以知道應到、事故、實到的人數。但這件事情做了幾天之後,發現一直都在重複做某些動作 ─ 數格子,何不就給電腦去數就好了!

因此就將假批表丟到試算表,設定好函數,計算空格!

應到人數就計算範圍內的欄位數,因此用 COLUMNS() 函數計算,實到人數就用 COUNTBLANK() 計算範圍內的空欄位,剩下的事故人數/休假人數就把前面兩的值相減之後就是了。就這麼簡單!接著把 1~31 天計算出來,之後在用 VLOOKUP() 指定日數,就可以將某日的人數顯示出來。戰情說要看哪一天的,就直接調整日數,然後看螢幕上的人數回報給戰情。

類似像這樣的排版格式,細節自行揣摩

某日連上的長官看到我用這表在統計人數,長官看了驚訝不已,很仔細的問我怎樣建立這表格,還說把這表的使用方法彙整,交給各班的安全士官來回報。其實一開始我也不是馬上知道這些函數的,是透過內建的說明一個一個檢視哪些函數是我可以套用的,我和長官說,除非是完全不知道該如何解決,要不然通常可以透過內建的說明文件就可以略知一二。至於不能解決的事情,只好放假的時侯搜尋 Google 找答案!

在放假前有把相關的使用說明如何回報給寫好,不過我卻有點猶豫要不要給大家使用,不知道為什麼?因為我覺得這是參一的業務範圍,劃分過去有點不太妥當,所以還是留給自己用就好了,是嗎?或許是吧!

2 則留言 :

  1. 當兵是練Office的好時間XD
    不只參一 各參都很需要強大的EXCEL XDD

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