2012年8月27日 星期一

COSCUP2012 行政組 感想與心得

把今年參與 COSCUP 2012 活動紀錄起來。

最早參與 COSCUP 是在 2008 年,那時候是幫忙 MozTW 擺攤位,不過事後想一想,應該是以 MozTW 幫 Mozilla 擺攤位,因為那時候是沒有社群攤位的。隔年 2009 年擔任紀錄組組員,創下一人拍全場的紀錄,那時候還在台大,還增加為兩個議程軌,其實是錯估情勢才會創下這紀錄,而現在的紀錄組已經壯大到很專業了。2011 年去當兵,所以沒有參與到 COSCUP。

退伍後想說沒什麼事,找 2011 年行政組長小菲(她說還會再接一年),詢問 2012 年有沒有行政組員可以加入。只是沒想到小菲竟然說她臨時有事情,希望我接下組長的職位,她說她會協助我,所以在2月份的時候交接,我就接下組長的職位。

招募
行政組在 2011 年的編制是1組長 + 2組員,主要的工作任務是講者晚宴、慶功宴、工作人員住宿、交通費補助、總召秘書。2012 年新增了2個任務:人事登錄、網站上稿。編制的部份調整為1組長 + 1副組長 + 2組員。而 2011 年的組員 AnnaBryan 分別出國唸書與轉戰會眾組的關係,2012 年的組員就必須重新招募,而我也與小菲決定以公開方式進行招募,令人驚訝的是還挺多人提出申請。

大約2月中就確定組員了,保留去年的精神,所以今年招募的組員也是一女一男,而申請人數的比例為 6:1(男:女)。不過接下來這裡我就要自我檢討一下,當初招募的時候只審大家的自我介紹,而小菲是希望可以用 skype 與他們聊過,這樣的評估方式會比較好,但我實在是太懶惰,我只就自我介紹與 Blog 文章來判斷。最後挑選了 SammyMaxine。不過我是到了4月 OSDC 才見到他們本人,所以……

工作人員登錄
在 6 月份之前,大部份都是處理其他組別工作人員登錄事宜,由行政組統一登錄或登出人員,但是不影響各組組長的人事決議權。為什麼要統一在行政組這裡處理,因為人員登入之後還要設定相關的 mailling list、Redmine。即使到最後場務的人員招募,還是要統一在行政組這裡填登錄表單,統一建檔紀錄。

說到場務組人員登錄,在這之前的人員登錄都是少量的,所以可以手動慢慢來處理,但場務組確定人數之後是會提交一份約 50 人的名單,這時候在慢慢處理可能會瘋掉,所以只好用 python + Amazon SES 來寫大量傳送郵件的小腳本,處理這部份的狀況。之後在講者晚宴發給講者的通知信、工作人員交通費申請說明也用到相同的腳本處理。(其實是 copy 之前影像紀錄區發電子報的…)

工作人員住宿
在一開始的時候工作人員住宿面臨到一個很大的問題,中研院沒有房間可以住,7月初有上台北一趟去看西門町民宿的環境,不過台北日租套房好像抓的很嚴重,打電話給套房的人希望可以看內部的狀況,但他們防衛心很強,況且一定要先付款才算訂房完成,所以非常的不保險!

不管住中研院外面的哪裡,一定都會很麻煩,對工作人員來說往返會場的時間愈少愈好,這樣睡覺時間就會比較多,要不然兩天的活動其實很耗體力… 在陷入找不到合適的房間給工作人員住時,中研院傳來好消息,有房間可以讓我們訂,才把這件事情處理完。

網站上稿
網站上稿今年交由行政組處理,老實說當初接到以為要動到原始碼,還好去年 timdream魏藥把網站寫的很棒,只要簡單改的設定就可以新增頁面,甚至後端接到 Google Docs 填空補滿就可以完成議程表與贊助商資訊,真是厲害!

不過我還是希望明年會有網站組,因為遇到技術的問題,還是交給專業的來處理會比較好。

講者晚宴與慶功宴
6月份開始找餐廳,將講者晚宴與慶功宴的部份分配給組員找,有無適合的餐廳可以容納 80~120 人左右的場地。之前有聽說過 OSDC 的慶功宴把一家店給癱瘓了!所以特別注意餐點供應速度的問題,人太多,店家也會怕!不過在這裡一位組員退出…之後小菲找了三秒來幫忙,三秒果然老練!提供了很多做事的經驗,又與 Sammy 把講者晚宴與慶功宴的部份都處理好了!場勘許多家餐聽後,還是華漾比較能夠符合我們的需求,而且他們也都知道我們活動的模式,所以最後還是在華漾舉辦兩場的晚宴。也感謝 Bryan 當天陪我場勘,提醒一些細節。

講者晚宴的名單到晚宴當天早上還有變動,理論上晚宴報名是有截止時間,但是在一次開會時,我們還是認為講者晚宴是為講者舉辦的,既然講者都願意出席了,在訂位的緩衝裡面就儘量讓講者參加,最後講者晚宴就近 85 位參加(講者、講者攜伴、議程主持人、工作人員…),雖然最後有些講者沒到,這我們會另外處理,留給後面的人參考 XD

開會
在活動前一個月以前,行政組大致上是兩個禮拜開一次,到了最後一個月才改為一個禮拜開一次,而開會時間是在禮拜四晚上 22:00(約到 24:00 結束),有些人看到這時間會傻眼,挑這麼晚的時間開會,但好像也沒人反應太晚,所以就都定在那時間用 skype 開會。到最後大家都會習慣帶零食邊吃邊開會,不知道為什麼,開會特別容易肚子餓,是因為有動腦嗎?

副組長
其實在 COSCUP 的組織架構裡面是沒有副組長的定義,組長外通通都是組員,反正大家都要一起幫忙做事情。但由於沒參與過去年的工作人員(事實上 2009 之後就沒當過 COSCUP 工作人員),所以還是希望有個參與過活動的人可以諮詢意見,才把小菲設定在副組長的位置。在我心裡行政組的架構是副組長(許小菲)高於組長(我) XD(情勢所逼)。

狐狸耳朵
恩,在活動前一個禮拜突然想到還是來縫些狐狸耳朵給 MozTW,因為材料有剩(是還剩多少阿!)又改良一下舊版的耳朵,加入一直沒用到的白色絨毛布,也設計成內耳,讓今年狐狸耳朵比較有立體感

結論
其實我都希望可以很淡定的解決問題,可能是當兵時的觀念,接到任務就想辦法解決。小菲也是說組長要有「一肩扛起」的心理準備。老實說行政組是沒什麼大問題(還好問題都在一開始就發生),最多就是行政流程還需要改進,然後把檢討資料寫詳細一點,留給後面的人參考。所以有時候遇到分歧的時候,都希望可以把情緒調整好,放太多情緒進來思考一定會變得很不理智,偏偏我本人公歸公、私歸私,任務沒有達成就真的快抽離,不要再和我說太多情緒理由,因為我就真的不會安慰人。

組員 Sammy 也讓我很意外,有一陣子我在研究 Amazon 的服務,上網找資料都會發現 Sammy 寫的文章,一開始我還以為是同名同姓,原來我的組員都深藏不露!做事也很讓人放心。小菲三秒其實我都是當諮詢顧問來虛心請教,還好他們也都不吝指正我的缺失,感謝他們啦!

大致上就這樣,短短的六個月,在行政組的感想與心得。

4 則留言 :

  1. 這邊用心裡我覺得比較好, 表示的是你心裡想的事情, 用心理好像怪怪的

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  2. 在我心"裡"行政組的架構是副組長...,組長要有「一肩扛起」的心"理"準備。

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