2007年8月2日 星期四

活動總召

活動總召就像是專案經理人或是專案計畫的執行人一樣。

在接活動的時候需要一個頭來總理所有的事情:活動的安排、流程、人員、經費、宣傳、後續事宜…等。他可以全部都一肩扛下來做,也可以用現有的資源進行適度分配,整體來說總召要做的事就是大小事都做。但是大小事都由他來做其實一點意義都沒有,當一個總召一方面可以自我檢驗、自我成長,但相對的在一個社團裡面,每個人都有他所專長的部份,請他們來幫你會是最輕鬆的事。

在接到活動的時候,第一件事應該就是把時間線定出來,距離活動日還有多少個工作天,建議在活動前可用的工作天切三等分,第一部份就是開會籌備、第二部份各組準備時間、第三部份進度確認、修正補強、宣傳。小活動開會大約三籌就夠了,大型活動可能需要五籌以上,因為所參與的人數越多、活動主體規模越大,所注意的事情也就越多。當時間線定出來之後,就可以較明確的知道該在哪個時間點完成進度,也較好追蹤每個部門的工作進度。想想看,如果有個部門沒有跟上進度,總召也沒有注意的話,那到活動前一天或是活動日會是一件多慘的事。

總召最好重視企劃書,應該說企劃書要認真好好規劃,因為這不僅僅是送給學校核准申辦活動的文件,企劃書還是你和各部門溝通的重要文件。建議寫的越詳細越好,企劃書可以做一些簡單分析建議,例如說明舉辦這次活動可以帶來的正面、負面效用為何?可以後續衍生類似性活動為何?我建議打企劃書的時候要認真打,認真學習word排版,因為你當總召是一件不容易的事,但它可以學習到的東西可以很多也可以很少,就看自己想要學多少。關於企劃書格式會再寫一篇詳述。

活動總召在活動前所作的準備都是為了希望活動當天能夠順利進行,但老實說,在活動當天狀況還是很多,大大小小只要你沒抓到的狀況對當總召的來說是一件會讓人心驚膽跳的事。我會做一個想像來模擬可能發生的事,首先我會用如果我是參加這次活動的參與者來想像,我會很笨的在腦袋裡提出一些問題、狀況,實際想像一下當我看到海報或是聽到宣傳,我會不會參加這活動?如果真的參加,我該怎樣報名?報名流程對參與者來說友不友善?幾點開始活動?活動地點在哪裡?活動當天會不會有其他吸引我的活動?到了會場我會做什麼事情?被人引導入座還是自己找座位?活動中主辦單位的安排?這個活動到幾點?有如期結束嗎?活動後還有後續發展嗎?社團下次活動時間?

想想參與者會遇到的情況!

再想想如果你是總召,你又希望可以怎樣呈現活動,活動時間?地點?當天校內有沒有重大活動,盡量避開。活動當天要準備的資料、講義?如有外賓、講師到場的時間與接待人員。這裡提醒!千萬不要讓外賓、講師自己走到會場,因為這樣很沒有禮貌!工作人員用餐時間、會場佈置時間、會場簽到、接待人員。活動時間安排,晚上的活動時間盡量不要超過九點半,可以提早結束之後留下來與新社員交流。

有些活動結束後可以馬上開檢討會,依活動狀況與時間可否允許,但無論如何,檢討會一定要開,因為活動無論多順利與否,一定會有希望改進或是建議的地方。辦活動就像在發功,而檢討會就像在收斂一樣,如果只發功不收斂,久必內傷!

當總召比較困難的就是人的問題,事情沒做好反而在其次,但處理人的問題這層面很多,最簡單的就是多聽對方所要表達的問題與訴求,因為他願意告訴你他的狀況時,表示他是多麼希望你給他一些方向與建議,當有一天他不再和你溝通的時候,這時你自己就要有心理準備,因為接下來的問題可能可大也可能可小,大到可能連活動都不用辦了或連你自己可能從此都不敢再辦活動。

「以誠待人」誠實的面對他,有的時候事情會一發不可收拾多少都和自己當初私底下攻擊對方多少有關。我想在背後說別人壞話還不如趕快修正這其中的問題,因為活動還是在進行,此時應該以活動為重,說別人壞話對整體來說只有負面影響,即使短期間你贏了面子,但也可能卻輸了裡子。活動總召要多多去關心底下幫你做事的人,不要一副高高在上的樣子,因為當總召真的沒有什麼,你做的好、做的壞也都是大家一起完成的,功勞、苦勞絕非只你一人。

活動總召可以談的事情很多,在接下來我會花一些時間寫關於 "社團" 的文章,當然就是經驗分享談,希望大家可以慢慢去讀我的文章,萃取覺得不錯的地方。

關鍵字:義守大學、社團、經驗談

6 則留言 :

  1. 哈咯…在部落格大賽的名單中看見的。因爲自己也有個blogger的部落格,也因爲第一次看見用blogger來打的華文部落格,所以很好奇想知道如何能讓以blogger這個server的部落格變得一樣有‘味道’?就是因爲覺得blogger很洋化,所以還特地開了無名的來寫中文,留著blogger的寫英文的篇章…點擊了Link,才發現你真的都把它弄得很不錯耶!!!真的很喜歡,或許也是因爲風格不同吧…加油哦!

    但是還是不是很想祝你得獎啦,因爲自己也有參加…:P沒有啦…你的Blog真的很不錯,加油加油哦!!![:

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  2. 不好意思,我只是個路人甲,我正在寫一封信給我的幹部們,其中,我需要讓幹部們知道總召的重要及其工作,所以就上YAHOO搜尋,正巧看到你的文章,講解的真好、真詳細,所以想跟你借來引用,在此跟你告知^^

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  3. 這是好久之前寫得文章
    謝謝引用...

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  4. 最近我也要籌辦一個活動...
    謝謝你的文章
    有幫助到我注意一些細節的部份:D

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  5. 目前想執行一個革命性的策展活動,很感謝您的經驗談,讓我能有正確的心理建設、和信心!!!

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