2008年8月10日 星期日

關於 sites 的服務應用在社團團體

以下所談到的團體都是使用 Google Apps 相關服務

Google sites 這服務推出之後我一直在嘗試看怎樣運用在我所服務的社團裡,目前有想到一個可以輔助文件系統的方式來達成。

創意投資社大部分都是使用文件來當作社團內部的溝通、活動規劃,目前運作到現在還不錯,但是未來會有一個狀況可能就會發生。因為文件有一點點被動的呈現文件列表,也就是說一定要授權指定每個使用者該文件才會出現在他的文件列表裡面,即使把 "在網域內的人都可以檢視/編輯" 打勾之後該份文件還是不會主動跑出來,或許未來 Google 會改進這一部份,但目前為止還沒有辦法讓這功能更實用。所以在使用者與文件之間把 sites 服務插進去,擺在這兩個服務之間就可以讓有點混亂的文件作有系統的整理。

例如在社團裡面每次活動都可以視為一個專案,可以在 sites 的部份開啟一個 sites 或是 sites 頁面(視規劃)就可以紀錄該活動的相關資訊(專案負責人、時間、地點...),也可以附上這次活動所開啟的文件部份(企劃書、問卷調查、活動相簿...)。這樣子只要把文件 "在網域內的人都可以檢視/編輯" 打勾之後,剩下的只要請工作團隊去看 sites 頁面就可以了,換句話說就是利用 sites 的服務把整個活動包在一起。甚至活動結束之後,下一次籌備的人員也可以輕易的把前幾次活動的紀錄調閱檢視,當然也可以開放給沒有參與過的人員在他首次加入社團時可以瞭解我們的歷史。

現在郭家班這團體把這樣的資訊架構放進去,因為我發現還是有很多人不太會使用 Google 服務,所以邊教學邊建立手冊是很重要,手冊的建立也可以利用 sites 服務來達成。相關的架構可以看一下【郭】Blog,我還花滿多想法在裡面的。

2 則留言 :

  1. 即使把 "在網域內的人都可以檢視/編輯" 打勾之後該份文件還是不會主動跑出來
    這段我不太懂耶@@

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  2. 在指定文件授權的地方下面最後一個可以打勾
    例如:
    義守大學創意投資社 中的任何人都可以 檢視/編輯 此文件,網址是:......

    但這樣你還必須給大家那份文件的網址
    在這之前它不會主動出現在其他人的文件列表中...

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