COSCUP2012 行政組 感想與心得

把今年參與 COSCUP 2012 活動紀錄起來。

最早參與 COSCUP 是在 2008 年，那時候是幫忙 MozTW 擺攤位，不過事後想一想，應該是以 MozTW 幫 Mozilla 擺攤位，因為那時候是沒有社群攤位的。隔年 2009 年擔任紀錄組組員，創下一人拍全場的紀錄，那時候還在台大，還增加為兩個議程軌，其實是錯估情勢才會創下這紀錄，而現在的紀錄組已經壯大到很專業了。2011 年去當兵，所以沒有參與到 COSCUP。

退伍後想說沒什麼事，找 2011 年行政組長小菲（她說還會再接一年），詢問 2012 年有沒有行政組員可以加入。只是沒想到小菲竟然說她臨時有事情，希望我接下組長的職位，她說她會協助我，所以在２月份的時候交接，我就接下組長的職位。

招募

行政組在 2011 年的編制是１組長 + ２組員，主要的工作任務是講者晚宴、慶功宴、工作人員住宿、交通費補助、總召秘書。2012 年新增了２個任務：人事登錄、網站上稿。編制的部份調整為１組長 + １副組長 + ２組員。而 2011 年的組員 Anna、Bryan 分別出國唸書與轉戰會眾組的關係，2012 年的組員就必須重新招募，而我也與小菲決定以公開方式進行招募，令人驚訝的是還挺多人提出申請。

大約２月中就確定組員了，保留去年的精神，所以今年招募的組員也是一女一男，而申請人數的比例為 ６:１（男:女）。不過接下來這裡我就要自我檢討一下，當初招募的時候只審大家的自我介紹，而小菲是希望可以用 skype 與他們聊過，這樣的評估方式會比較好，但我實在是太懶惰，我只就自我介紹與 Blog 文章來判斷。最後挑選了 Sammy、Maxine。不過我是到了４月 OSDC 才見到他們本人，所以……

工作人員登錄

在 6 月份之前，大部份都是處理其他組別工作人員登錄事宜，由行政組統一登錄或登出人員，但是不影響各組組長的人事決議權。為什麼要統一在行政組這裡處理，因為人員登入之後還要設定相關的 mailling list、Redmine。即使到最後場務的人員招募，還是要統一在行政組這裡填登錄表單，統一建檔紀錄。

說到場務組人員登錄，在這之前的人員登錄都是少量的，所以可以手動慢慢來處理，但場務組確定人數之後是會提交一份約 50 人的名單，這時候在慢慢處理可能會瘋掉，所以只好用 python + Amazon SES 來寫大量傳送郵件的小腳本，處理這部份的狀況。之後在講者晚宴發給講者的通知信、工作人員交通費申請說明也用到相同的腳本處理。（其實是 copy 之前影像紀錄區發電子報的…）

工作人員住宿
在一開始的時候工作人員住宿面臨到一個很大的問題，中研院沒有房間可以住，７月初有上台北一趟去看西門町民宿的環境，不過台北日租套房好像抓的很嚴重，打電話給套房的人希望可以看內部的狀況，但他們防衛心很強，況且一定要先付款才算訂房完成，所以非常的不保險！

不管住中研院外面的哪裡，一定都會很麻煩，對工作人員來說往返會場的時間愈少愈好，這樣睡覺時間就會比較多，要不然兩天的活動其實很耗體力… 在陷入找不到合適的房間給工作人員住時，中研院傳來好消息，有房間可以讓我們訂，才把這件事情處理完。

網站上稿

網站上稿今年交由行政組處理，老實說當初接到以為要動到原始碼，還好去年 timdream、魏藥把網站寫的很棒，只要簡單改的設定就可以新增頁面，甚至後端接到 Google Docs 填空補滿就可以完成議程表與贊助商資訊，真是厲害！

不過我還是希望明年會有網站組，因為遇到技術的問題，還是交給專業的來處理會比較好。

講者晚宴與慶功宴

６月份開始找餐廳，將講者晚宴與慶功宴的部份分配給組員找，有無適合的餐廳可以容納 80~120 人左右的場地。之前有聽說過 OSDC 的慶功宴把一家店給癱瘓了！所以特別注意餐點供應速度的問題，人太多，店家也會怕！不過在這裡一位組員退出…之後小菲找了三秒來幫忙，三秒果然老練！提供了很多做事的經驗，又與 Sammy 把講者晚宴與慶功宴的部份都處理好了！場勘許多家餐聽後，還是華漾比較能夠符合我們的需求，而且他們也都知道我們活動的模式，所以最後還是在華漾舉辦兩場的晚宴。也感謝 Bryan 當天陪我場勘，提醒一些細節。

講者晚宴的名單到晚宴當天早上還有變動，理論上晚宴報名是有截止時間，但是在一次開會時，我們還是認為講者晚宴是為講者舉辦的，既然講者都願意出席了，在訂位的緩衝裡面就儘量讓講者參加，最後講者晚宴就近 85 位參加（講者、講者攜伴、議程主持人、工作人員…），雖然最後有些講者沒到，這我們會另外處理，留給後面的人參考 XD

開會

在活動前一個月以前，行政組大致上是兩個禮拜開一次，到了最後一個月才改為一個禮拜開一次，而開會時間是在禮拜四晚上 22:00（約到 24:00 結束），有些人看到這時間會傻眼，挑這麼晚的時間開會，但好像也沒人反應太晚，所以就都定在那時間用 skype 開會。到最後大家都會習慣帶零食邊吃邊開會，不知道為什麼，開會特別容易肚子餓，是因為有動腦嗎？

副組長

其實在 COSCUP 的組織架構裡面是沒有副組長的定義，組長外通通都是組員，反正大家都要一起幫忙做事情。但由於沒參與過去年的工作人員（事實上 2009 之後就沒當過 COSCUP 工作人員），所以還是希望有個參與過活動的人可以諮詢意見，才把小菲設定在副組長的位置。在我心裡行政組的架構是副組長（許小菲）高於組長（我） XD（情勢所逼）。

狐狸耳朵

恩，在活動前一個禮拜突然想到還是來縫些狐狸耳朵給 MozTW，因為材料有剩（是還剩多少阿！）又改良一下舊版的耳朵，加入一直沒用到的白色絨毛布，也設計成內耳，讓今年狐狸耳朵比較有立體感。

結論
其實我都希望可以很淡定的解決問題，可能是當兵時的觀念，接到任務就想辦法解決。小菲也是說組長要有「一肩扛起」的心理準備。老實說行政組是沒什麼大問題（還好問題都在一開始就發生），最多就是行政流程還需要改進，然後把檢討資料寫詳細一點，留給後面的人參考。所以有時候遇到分歧的時候，都希望可以把情緒調整好，放太多情緒進來思考一定會變得很不理智，偏偏我本人公歸公、私歸私，任務沒有達成就真的快抽離，不要再和我說太多情緒理由，因為我就真的不會安慰人。

組員 Sammy 也讓我很意外，有一陣子我在研究 Amazon 的服務，上網找資料都會發現 Sammy 寫的文章，一開始我還以為是同名同姓，原來我的組員都深藏不露！做事也很讓人放心。小菲和三秒其實我都是當諮詢顧問來虛心請教，還好他們也都不吝指正我的缺失，感謝他們啦！

大致上就這樣，短短的六個月，在行政組的感想與心得。