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COSCUP x KCD 2022 結束後紀錄

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COSCUP x KCD 2022 終於在 7/31 順利舉辦完了。想說趁現在還有點記憶,就來記錄一下活動的過程。

籌備期間

這次大會第一次開會的時間是在 2022/02/23,之後就每兩週開會一次,記得好像只有第一次開會在摩茲工寮,之後大家都很習慣的在線上開。

這次有被邀請擔任總召組成員之一,COSCUP 因為人數越來越多,所要注意到的事務也越來越廣,總召組成員多一點比較好。這次的組成會是現任的三位(球魚、Denny、我)加上前任兩位(Singing、nfs)當顧問,但其實都有跳下來一起幫忙完成事務。

至於行政組,在今年的目標是可以找到組長人選交接,我比較想要專心作「志工服務平台」上的開發。所以今年算是行政和總召兩邊,但比較多在行政這裡處理事務。

開會方式

大會在七月前是每兩週在週三晚上線上開會,會議內容會使用 HackMD 紀錄。而行政組也是每兩週、一樣在週三晚上線上開會,但兩會交替著開會。

行政組這裡是用 Trello 追蹤事件,這個版好像在 2019 年有嘗試使用,那時候大會各組有想要試試在 Trello 上管理各組的工作任務,但老實說,反而我們因為有很固定的大會開會模式,也就不用太管到各組怎麼處理,大會的會議比較像是工作匯報尋求他組協助的地方。

我是覺得 COSCUP 開會都(從以前到現在)還滿有效率的,大家也都知道要講哪裡重點。

不過大會的會議記錄是用流水帳的方式紀錄,越到活動開始前的資訊量會越來越大,有時候其實會忘記有些服務其他組別已經建立好了,或是在漫長的會議記錄中找曾經提過的事情。我想可能要有人去整理關於組的事項列表服務清單之類的,在針對某項事務可以快速連結的路徑。

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2022 的行政組

今年的行政組三位是固定班底(鯉魚、刺蝟、Choupi)、一位跨組機動(Julia)、一位最後退出(退出的這位後面再提發生什麼事情)。

如果以結果論,活動當天的人力配置稍嫌不足,還好三位組員都是很熟練的志工,很多突發狀況都能夠提出很棒的解決辦法,然後再來詢問我的建議後去處理。

這裡我想要提出一個簡易的流程,關於組員如何處理事情的流程。組員發現問題 → 可以如何解決的方案 → 詢問組長討論 → 執行。

這個流程讓我今年覺得比較放心,因為我有設定一個目標是希望組員的「參與感」可以提升。之前在行政組的時候我會不小心把事情都處理完,但會讓組員不知道要做什麼,所以特別在這次希望能改善這問題。

中途退出的組員

結論是「溝通」問題,在滿多情況下沒有與我討論而做對的事情,這比較麻煩一點在於要再花很多時間去告知「如何修正」

這其實不太正確的做法,我是覺得應該要在動手做之前就確定好方向(包含需求面),而不是做出一個需求涵蓋不夠或是方向不對的事情再「要求」對方給予「如何修正」的建議!

如果今天已經是成為「組員」的情況下,「組長」會是你必須與他保持「溝通」暢通的途徑。(而且是「至少」、相對於組員與組員之間)

這次的狀況歸納為「無法溝通」、「無法預期行為」為由、請對方先行退出。

2022 的總召組

關於今年協助總召組的部分,我個人認為能協助的事情不多,可能沒有很清楚總召的職權範圍到哪個部分。

不過我自己是比較信奉 COSCUP 已經成為各社群辦理年度活動的大平台原則,希望我們能激勵各社群來 COSCUP 「一起」舉辦研討會。

而且各組人力有限,也不太可能我們直接起一軌主辦該社群議程。所以在這個原則下,縱使是我們感興趣的議題對應到的社群、也應該激勵激發他們能成長到來 COSCUP 申請議程軌與舉辦!

我覺得關於 COSCUP 議程最後演變成「由各社群」負責一天的議程軌的這個概念,目前還是滿多人不太清楚。

簡單來說,COSCUP 就像一個大型的 outlet 商場,我們提供空間、好的活動場地、把會眾聚集的能力,剩下的就由各社群去提供「專業」、「特色」的議程與會眾互動!

2023?

明年、或是說從此刻開始,還是會多花一點時間在「志工服務平台」。目前平台還有很多需要改進的空間,尤其是這次回到實體活動的部分。

另外在電子報系統也需要與志工服務平台整合,還有全服務平台的 API 建立,希望在 2023 年能看到比較「明顯的」改善。

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